Producto · by engram
El cerebro de la empresa.
Su conocimiento, el control de quién accede a él y los proyectos que lo generan. Todo funcionando dentro de la propia organización.
Diseñada para cumplir el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.
Empecemos por lo que se oye a diario
Frases que se repiten en casi todas las empresas
Ninguna de estas situaciones se arregla con más carpetas ni con más reuniones. Todas tienen el mismo origen: la información está repartida y nadie controla del todo quién puede ver qué.
Por qué no basta con usar una IA cualquiera
Las herramientas de inteligencia artificial que hay no encajan con la realidad de una empresa
Están pensadas para usarse en internet y con información que no importa que salga. Una empresa que maneja contratos, datos de clientes o nóminas no está en esa situación. Por eso, en la práctica, hoy solo quedan dos caminos, y ninguno de los dos es bueno:
- Usar esas herramientas obliga a subir los documentos de la empresa a los servidores de otra compañía. A partir de ese momento, la información deja de estar bajo control y nadie puede garantizar dónde acaba.
- No usarlas significa seguir igual que hasta ahora: el conocimiento repartido entre carpetas, correos y la cabeza de unas pocas personas. Cuando alguna de ellas deja la empresa, se lleva consigo lo que sabía.
Ninguno de los dos caminos sirve para una organización que maneja información que no puede salir de sus paredes.
Y hay un tercer problema, menos evidente
Estas herramientas no distinguen quién puede ver cada cosa
Un asistente de inteligencia artificial es un programa al que se le hacen preguntas y responde leyendo los documentos que tiene a su alcance. El problema aparece al darle acceso a la carpeta común de la empresa: la lee entera, incluidas las nóminas, los contratos o los informes de dirección.
Lo leen todo
El programa no sabe qué puede ver cada empleado. Si el documento está en la carpeta, lo lee y puede contar lo que pone.
Filtran al final
Primero buscan en todos los documentos y después intentan ocultar lo que no correspondía. Basta un fallo para que algo se escape.
No hay forma de demostrarlo
Si alguien pregunta quién ha podido leer un documento concreto, no existe manera de responder con certeza.
La solución · Qué es
CARTA
Un sistema donde vive toda la documentación de la empresa. Se le hacen preguntas con palabras corrientes y responde apoyándose en los documentos propios de la organización, mostrando a cada persona únicamente aquello a lo que tiene derecho. Y lo hace sin que ningún documento salga fuera.
Memoria
Toda la documentación acumulada, ordenada y relacionada entre sí. Se consulta preguntando, sin tener que acordarse del nombre del archivo.
Gobierno
Un sistema de niveles y departamentos que decide quién puede consultar cada documento, y que deja constancia de todo lo que ocurre.
Ejecución
Los proyectos se planifican y se llevan dentro del mismo sistema, con sus equipos, sus plazos y su documentación.
Asistente
Un ayudante al que se le habla y que trabaja dentro del propio programa: organiza, prepara y ordena.
Lo primero: cómo se protege la información
El permiso se comprueba antes de buscar
Cada documento tiene asignado un departamento y un nivel de confidencialidad. Cada persona, los suyos. Antes de que el sistema empiece a buscar, aparta todo aquello que no le corresponde a quien pregunta: la búsqueda ni siquiera llega a mirarlo.
La información no sale de la empresa
- El programa se instala en un ordenador de la propia organización. El buscador, la inteligencia artificial y la base de datos funcionan allí dentro, sin necesidad de conexión con el exterior.
- Si en algún momento interesa usar una inteligencia artificial más potente de las que funcionan por internet, puede autorizarse. Antes de salir, la información pasa por un filtro que decide qué está permitido enviar y qué no.
- La elección se hace en cada consulta, con un botón. El filtro es el mismo en los dos casos: trabaje la inteligencia artificial dentro o fuera, cada persona sigue obteniendo solo aquello a lo que tiene derecho.
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial
CARTA está diseñada para cumplir el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.
No es algo que se añada después con documentos y procedimientos aparte: el registro de accesos, la supervisión de las personas y la trazabilidad de cada respuesta forman parte del funcionamiento del programa desde el primer día.
Qué exige la normativa y qué deja hecho el programa
Lo que la ley pide, el programa ya lo hace
En el producto
CARTA funcionando
No es una promesa: documentación real de una empresa de servicios, con datos de demostración.
No es un buscador: es la memoria de la empresa
1.770 documentos y las 2.990 relaciones que el sistema ha encontrado entre ellos. Nadie las ha escrito a mano: las deduce leyendo el contenido.
Toda la empresa en un mapa
Los departamentos, las personas, el nivel de acceso de cada una y los proyectos en marcha. Y para cualquier documento, la lista de quién puede verlo y por qué.
«¿Quién puede ver este documento?» — la lista completa y el motivo de cada persona. Cada consulta y cada cambio quedan registrados.
Los proyectos se llevan aquí dentro
Se planifican en el mismo sitio donde está la documentación: fases, tareas y plazos, con el ratón.
Un ayudante más dentro del programa
Se le habla con palabras corrientes y deja el trabajo hecho dentro del sistema —organiza, prepara, ordena— sin que las órdenes ni los datos salgan fuera.
Cómo va todo, sin preguntar a nadie
Cuánto lleva cada proyecto y quién responde de él; y de cada persona, cuánta carga tiene sumando todos los proyectos. El sistema lo responde solo, con los datos que ya tiene.
Y esto es lo que lo cambia todo
El trabajo alimenta la memoria
- Cuando un proyecto termina, su documentación no se queda archivada en una carpeta que nadie vuelve a abrir.
- Pasa automáticamente a formar parte de la documentación del departamento.
- El siguiente proyecto parecido empieza pudiendo consultar todo lo que se aprendió en el anterior.
El sistema resulta más útil cuanto más tiempo lleva funcionando.
Empezar
Toda empresa acumula mucho conocimiento. CARTA hace que pueda usarse.
Se empieza por poco: un departamento o un proyecto. Se instala, se prueba con documentación real, y a partir de ahí se amplía al resto de la organización.